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活动策划攻略之总体安排

标签:活动策划

作为一个专业的活动策划公司,任何活动都有其节奏和过程,必须妥善安排。所有的细节都需要事先组织和准备。精心策划是事件成功的先决条件,因为它允许人们区分优先事项,并且事件的结束时间和工作的时间要求被适当地安排。

活动策划攻略之总体安排

活动策划攻略之总体安排

  在确立了合作公司目标或合作客户目标、活动目标,确立了活动风格,编制了成本清单以及初步预算等一系列事宜之后,就应该开始把合同中决定的时间安排和物流情况添加到活动安排表中,而这个活动安排表将成为所有参与主体——活动策划人员、活动策划公司的活动策划团队以及供应商——开展工作所依据的出发点,即正式的活动统筹安排。

  随着活动的逐步开展,必要的变动不可避免,活动要素或增加,或减少,或更新;时间方面的要求可能会发生出乎意料的变化,伴随着新情况的出现、供应商要求与活动会场要求的变化,要不断地更新你的活动统筹安排。应该注意,每一次更改活动统筹安排时,都要标注更改的序号和日期——就如同更改成本清单一样——这样你就可以清楚地了解大家是否在使用同一版本的活动统筹安排依据。

  活动组织井然有序,密切关注细节,这是组办活动获得成功最为重要的两大要素。必须不断进行检查,以确保活动按照计划有序开展。所有参与主体——公司客户、活动策划人员、供应商——必须严格遵守合同所规定的指导方针。花费两个月的时间来批准某一项目,可能导致活动项目管理的失败。如果活动安排过于仓促,工作到了最后关头可能仍然无法完成。做出开展活动的决定之后,首要的步骤之一便是制作一份活动策划书,并以此作为活动的统筹安排依据。

  活动要素中必须设置严格的截止时间。原本一件不起眼的小事,却会产生难以想象的重大影响。一次筹款活动中,组织方在最后关头决定改变座位的安排次序,导致自己没有时间来进行最后的检查。结果是漏洞百出,场面尴尬:同一张桌子安排给了两家高级赞助商,结果不得不为他们再安排另一张桌子,而到场的重要嘉宾只得站着等。由于没有规定要准备额外的桌布和摆饰,这张桌子和其他桌子相比,就难免显得另类。最后时刻改变座位安排,自己就不会有足够的时间来核查自己对座位次序安排所做的调整。

  在与客户、供应商和一线活动策划人员会面之前,应做好计划。初步的会议应该安排在搬运和安装,让所有参与者有时间做最后一次检查的细节,找出可能已经预见但由于后勤方面的过失。我们都希望每个人都将有一个良好的精神面貌,是在最好的状态,发挥出最好的水平,成功地协调和执行每一个环节的活动,在一天的活动;我们不希望他们能在最后一分钟打基础的工作。

想举办一场成功的展会活动必须要有以下

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2020-03-24

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