欢迎来到昆明倾城文化传媒有限公司网站,我们是一家有10年活动策划经验的公司,总部坐落在美丽的云南,业务辐射全国专注年会策划,庆典策划,会议会展活动策划服务!

倾城传媒

倾城传媒,专注活动策划

年会策划、会议会展、公关庆典活动策划实力服务商

全国咨询热线 18583200156

返回列表页

活动策划都要做些什么以及活动策划案主要流程

标签:活动策划

  每一位活动运营人员在做活动策划的时候,都应该考虑活动策划都要做些什么以及它的具体流程都是怎么样的?

  活动策划都要做些什么

  1、项目的前期调研与抽查,为领导提出决策依据;

  2、项目的市场调研和咨询策划;

  3、根据项目实际情况制定相应的活动计划及方案;

  4、项目的产品营销及运营与管理工作;

  5、整合设计、营销、广告、服务等资源制定策划方案;

  6、负责市场活动文案的策划,创意,撰写;

  7、制定各类活动的策划及活动策略并负责活动的组织,执行,跟踪,总结.

  活动策划案主要流程

  一、关于活动信息

  活动主题:主题一定要明确,如成熟型的产品策划的核心就以 "用户增长和品牌传播"为主.

  活动时间:考虑用户时间是否方便.

  活动地点:符合活动主题定位.

  活动对象:确定目标用户及潜在用户.

  活动描述:亮出你会怎么做,做什么活动,有什么亮点从而打动用户.

  参与方式:至少要征集报名用户留下姓名和联系方式.

  活动规则:各种要求和注意事项,比如参与人员筛选标准、着装要求、报名截止时间、报名成功通知时间、活动问题咨询方式等等.

  推广渠道:投放时间、投放渠道、投放资源位置等.

  预期效果:比如活动对平台数据或用户有什么帮助.

  成本预估:包含各推广渠道费用、线下执行费用、各环节礼品或奖品费用.

  二、制作活动推进时间表,推进工作

  活动策划方案通过后,正式进入执行阶段,一般需要召集此次活动的工作人员召开一个准备会议.梳理活动节点,分配好各项工作并确定各项工作负责人,活动总负责人根据推进时间表跟踪完成情况.

  三、确定活动场地

  做活动选择活动场地尤为重要.过程中要考虑到场地的交通、星级、档期、容纳人数、环境等,实地考察过程中如会议室的长、宽、高、容纳人数、是否有柱、舞台搭建及布展等因素、桌型等、投影、麦克风、会议室门口签到板的位置、茶歇的位置、房间的房型及设备设施、是否能提供独立用餐区域等.

  四、视频、宣传物料等设计制作

  要注意各物料主题风格的统一,包括图案、尺寸等,并跟踪制作情况,包括材质、色差、打样、工期等,确保保质保量完成.

  五、活动征集、统计及通知

  报名情况一定要及时统计,一旦发现报名人数过少,离预期人数差距过大,及时增加投放渠道和投放力度,保证活动人数.活动前通知报名成功用户,根据报名留下的联系方式,电话、短信都行,确认能够准时参加活动的具体人数.

  六、制作活动执行方案,分解执行任务

  制作一份活动现场执行方案,结合设定的活动流程,把签到、主持、摄影、道具、场务、直播等现场执行中的各项工作分配到具体个人,执行方案一般精确到分钟.

  在活动执行之前的一两天,召集所有执行人员开活动动员会,下发执行方案,逐项分解任务到个人,保证每个人都清楚自己到现场应该做什么工作.

  七、制作物料、礼品清单

  把活动所有需要用到的物料和礼品种类、数量注明,并备注各物品在活动执行中出现在哪个环节、什么地点,交待给各自的负责人,如果所需物料和礼品种类比较多,最好再做一个表格,交给各项物品负责人.

  八、活动应急预案

  至少要在活动开始前设想好最可能出现的几种问题,并想好相应的解决办法,在动员会上通知到可能出现问题环节的相应负责人,在活动进行中一旦发现问题迅速启动应急预案.

  九、活动场地布置及现场执行

  一般提前一天或提前半天完成场地布置.执行人员到场后应迅速进入各自工作岗位,签到引导维护用户、主持人再次熟悉串词、各项物品负责人清单数量并准备提前送到预定位置、提前沟通摄影摄像说明需要什么场景人物特写等拍摄需求.在活动正式开始时间前 1-2 小时到场,准备各自负责物料和奖品,尤其是负责签到的同学,不要让用户觉得早到无人接待.

  提前建一个活动执行群,出现突发情况,及时通报,比如某个执行人员迟到,总负责人要立马安排其他人补位 .

  十、活动流程

  活动流程表根据活动环节安排而定,从开始到结束每项工作分配到个人.如果活动进行中再出现流程变化,总负责人趁主持间歇快速告知主持人以便主持人临场应对,并通知其他执行人员.

  十一、嘉宾离场

  最终预定的各项流程全部执行完毕,用户离场,所有执行人员可以放轻松一些啦,大家拍个照片,盘点收集一下剩余物料和礼品,完成清场任务,就可以安心地去吃顿庆功宴犒劳自己啦.

  十二、活动回顾和活动效果报告

  活动结束后一般要有活动回顾.如果要求比较急甚至活动结束就要发布,那么总负责人要提前制定活动回顾人员,在活动进行中就同步写作,并及时拷出摄影照片,这样基本在活动结束后就能很快出稿了.出稿后迅速交给负责投放渠道的同事安排投放.如果活动回顾要求不急的话,可以等改天再做,在约定时间前发出就好.

  活动结束后一般还需提交一份活动结案,大致包括活动概述、活动效果统计等各部分成果和数据汇总还要总结经验教训,从头到尾把整个活动梳理一遍,重点总结两个方面:

  活动流程,哪些环节之间存在衔接不畅、哪个环节当中存在问题,思考以后如何优化流程.

  总结所有出现的问题和自己的应对措施,有哪些应对得不错,有哪些应对不足以后如何改善,最好都记录下来.

  通过这样复盘,你能清楚认识到一次活动哪些是成功的哪些是失败的,成功的部分保留,失败的部分提醒自己下次注意,想办法去解决.

  总结

  再完美的活动策划方案不经过验证都不能说是完美无缺,一切都要经过实践才能得到最后的结论,因此,在策划活动的时候要尽可能的考虑多方面因素.

想举办一场成功的展会活动必须要有以下

想举办一场成功的展会活动必须要有以下

主办的展会中展商与专业观众的质量和数量,从根本上决定了展会是否成功,决定一个展会是否拥有足够多高质量的展商和专

2020-03-24

返回顶部