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懂得这4点年会策划流程和5点注意事项让年会顺利

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  企业年会对于一个企业来说,既是对今年工作全面的总结,同时又凝聚企业的精神,提高大家的积极性,所以举办一次成功的年会对企业来说有着至关重要的意义.对于倾城公关年会策划的负责人而言,如何通过年会把企业文化的精神更好地传递到每一位员工的心中?如何让企业的年会投资收到事半功倍的效果?如何把年会效果做到最好是一个值得思考的问题.

  企业年会组织准备:正如任何事情一样,完整的结局来自精确的准备.在企业年会准备工作上,应该具备组织准备和物质准备以及相关工作程序方面的准备工作.只有做到未雨绸缪,才可能有水到渠成的功效.应成立责定专人成立年会筹备组,召开会议,详细策划年会的事宜,落实工作到专人以及最后的时间限定.在企业上下营造年会气氛,通过宣传、海报、邮件、网站等等形式,也可以在年会前通过征集公司年会主题、公司年会标语口号、企业年会的背板等,吸引员工的参与关心意识.

  一、年会策划流程

  1、年会活动主题

  企业以及公司年会的举办,其主要目的就是为了增加公司员工们之间的凝聚力,同时也是为企业口碑起到良好的宣传效应.所以我们的年会主题就显得尤为重要.

  2、年会活动目的

  在想到企业年会如何策划的时候,我们首先要考虑、要明白的就是我们举办年会的目的.之所以举办年会活动,目的其实很明确.就是为了增进各部门员工之间的互动以及交流,公司当然也是希望员工们通过一次非常有创意的年会活动,让我们的员工来看到企业的实力,可以有效的使我们的员工对于公司奋斗的信心得以增加.

  3、年会时间安排

  年会举办时间的确定,在我们制定策划的时候就应该将每一个细节都规划清楚,只有在每一个时间段的项目安排,每一个细节思路都规划的非常清晰的前提下才能够使我们的年会活动能够按部就班,毫无差错的进行.这就需要规划者和各个部门以及领导来进行详细周密的协商来完成.

  4、年会节目要求

  针对于企业年会如何策划这个问题,说到这里基本上所有的问题都解决了,然后要讲的就是年会的节目.众所周知,公司年会活动的举办是绝对离不开表演节目的,因为很多时候节目表演的内容才能反映出公司年会举办的目的以及主题.一般情况下,公司的年会节目应该包含歌曲类、舞蹈类以及曲艺类等等节目.究竟怎么来演,如何来搭配好节目的前后顺序也是需要我们思考的一个问题.

  二、年会策划注意事项

  1、主题

  公司要把年会办成什么类型.娱乐型?总结型?团聚型?或者说,根据这些调子,搞一个合理的组合结构.比如包括主题演讲、颁奖、综艺、互动等多个环节.定了调子定主题,一个好的年会主题,需要呼应公司业务形态及战略方向,起到提纲挈领的作用.

  2、预算

  巧妇难为无米之炊,根据年会策划总体要求,需要制定合情合理的预算.所谓的合情合理,就是既要满足员工预期,又要有相应的预算控制.当然,年会内容的结构可以考虑复合性,比如多个模块形成协同效应,可以节约一定的费用.

  (1)预计召开会议的日期、会议预计召开的周期、计划召开会议的地点、明确会议形式或会议召开程序、需要场地的大小与类型、到会人数的多少、会议预算是多少、计划选用的酒店和设施的级别、为参会者提供的房间标准的详细列表、制作会议邀请函的责任人、会议相关资料的打印负责人、确定会议的发言人(特别是重要发言人)、会议需要的视听设备的级别、需要的食品、饮料由主办方提供还是餐厅负责、酒会、招待会的次数、与会者的参会条件及优惠措施、是否为与会者安排一些特别活动等等.

  (2)制定财务目标 财务目标必须与公司和项目的总目标相一致.有时候,项目目标是信誉目标而不是赢利目标.(如:年终庆祝大会可能是为了增强公司在员工心目中的良好信誉和感谢他们在这一年创造了良好佳绩.该活动的开支最有可能全部由某个部门来负担,根本不是期望从中赚钱或是压缩开支.)另外,项目的核心财务目标是为了赢利.

  (3)制定预算 预算是协助策划者实现财务目标的一个工具.预算中的费用有两类--A:固定费用.它不随着活动的参加人数而变动,即使实际收益少于预期收益时,固定费用也不变.项目的市场营销费是一种固定费用.在策划会议过程中,同各方面谈判协商时,必须考虑自己所编制的费用预算.在合同即将签订时,问问自己留了多大余地应付因天气或其他因素而产生的出席人数的变化情况.确保任何谈妥的定金或违约费在需要支付时能提供这笔钱;B可变费用.它是根据出席人数或其他因素的变动而变动的.如餐饮费用,属可变费用.

  3、分工

  年会是一个系统工程,必须用项目管理的思路去运作.其中非常关键的是人员分工问题.比如导演组、节目组、服装道具组、车辆服务组、物质采购组、灯光音响组、视频影像组、多媒体互动组、安全保卫组等.需要注意的是,人员分工要赋予唯一的责任和权力.

  4、流程

  即便是同样的内容,不同的组合也会有不同的效果.所以,年会内容的流程设计也相当重要.节目要抑扬顿挫,节奏要快慢相宜,情绪要松弛有度.

  5、彩排

  不打无准备之仗,年会相关环节必须彩排.只有在彩排过程中,才能把握年会环节的节奏性,才可能发现相关环节的问题点.对于主持人和参与者,彩排能够实现熟能生巧的效果.

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2020-01-18

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