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举办大型活动策划的流程及注意事项

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  大型活动策划相比于小型活动策划不仅涉及的事项较多,而且流程也更加的复杂。因此在策划之前一定要明确大型活动的具体流程以及注意事项,下面小编就具体的为大家分析一下怎么举办大型活动。

一、举办大型活动策划的流程

  1.确立活动的主题

  每一个活动都首先需要一个主题和目标来驱动整个活动的筹备,定位自己的关众或是参与者,以及邀请嘉宾和进行市场推广。举例来说,如果你要举行一个商业会议,比如某个特定行业的国际会议,可能就会有这个行业的龙头企业或者是想要成为龙头的企业对你的会议产生兴趣,它们可能会想要通过赞助你的会议来在会议期间对它们的产品进行宣传。

  2.选择场地

  场地的选择主要取决于你的活动规模,你需要考虑参与者的数量,以及有可能出席活动的来宾的身份,另外你还需要考虑是否有厂商需要一块额外的展示空间展示它们的产品。

  如果你的活动会有一些VIP参与,那么场地的位置和设施同样也很重要,zui好找一些比较有名的场地,确保设施和服务都不会有问题。另外,在做决定之前,zui好能够多找几个场地,并亲自检查下它们的位置,服务,环境以及价钱,比较之后再做决定。

  3.市场营销

  一场活动的市场营销算是所有活动组织环节中zui关键也是zui具挑战性的环节了,并且也是衡量一个会活动是否成功的关键指标。因为市场推广的强度和力度会直接影响研讨会的参与人数,并决定这次活动的成功与否,以及组织者的盈亏。这意味着活动的定位和营销策略都必须朝着一个目标,那就是吸引尽可能多的参与者。

  4.与赞助商合作

  邀请一些大牌的赞助商参与活动的组织可能帮助会议更好的启动并削减你的成本,赞助商同样也会帮你做一些市场推广,因为对它们来说,它们也希望它们的产品能够得到更多的曝光,除此之外,你还可以用展览空间作为交换让它们帮你搞定场地。还有一些赞助商需要在会议期间给所有与会者一些它们公司的信息,还有一些会把它们的产品作为礼品派送给与会者。

  5.联络嘉宾

  如果没有人来,或者没有嘉宾愿意参加,这场活动是不会成功的,所以邀请一些有影响力的嘉宾是非常重要的,他们会给带来更好的宣传效果。。事先联系他们并与其沟通其演讲稿,给他们提出一些改进的建议,同时估计参加活动的观众人数,询问他们是否有什么特殊的需求,比如需要投影仪,或者是额外的麦克风与观众进行互动,并提前准备好这些东西。

  6.会议日——准备,签到,接待,反馈

  所有的会议,基本上80%的工作都在计划和准备阶段,相比而言,会议当天的几个小时或者几天要轻松的多。在会议开始前一天,你需要提前探查场地以确保一切都已安排就绪,包括麦克风、投影仪、视音频系统,都必须在你的检查清单中。 

 

二、举办大型活动策划注意事项

  (1)拟订计划。要明确活动是什么类型,举办活动的目的,然后做出具体的规划。规划的内容应包括从筹备到活动结束应分为几个阶段,各阶段的时间如何分配,每阶段要完成的主要工作;活动需要的各种准备(如器材、联络、宣传、场地布置、现场指挥、主持、节目安排等)的分工和负责人;活动的经费预算等。一般来讲,大型活动的计划应至少在活动进人正式准备前一周做好,准备工作应在正式活动前两周开始进行。

  (2)充分准备。活动的主要负责人要按照活动规划,督促各组负责人按时按量完成各阶段的准备工作,包括:场地的确定,必要物资的筹集,现场的布置,前期宣传等。在活动前要特别仔细检查现场话筒、灯光等器材运转是否良好,海报、活动会标、照相机等是否到位,主持人是否落实并已熟悉活动过程,活动可能会出现的意外情况是否巳考虑并做安排。现场的布置zui好是提前半天完成,重要活动应安排彩排。

  (3)通知或邀请。一般来讲,参加对象的通知应提前一周下发,并在活动正式开始前一天再确定一次。对嘉宾的邀请也应在一周前发出,zui好是书面邀请与口头邀请相结合,一方面是表示组织者的诚意,另一方面是可以较为详细的向嘉宾介绍一下活动的目的和基本情况以取得嘉宾的支持。在活动前一天,还应再通过电话或当面询问的方式,再次确定其当天是否能出席活动。

  (4)按时进行。一般来讲,如果没有特殊事故,活动应每量保证准时开始。如有不得已的原因要推迟或取消活动,应尽早通知,并做好解释工作。否则会影响组织者的形象,甚至是整个组织的形象。为此,活动前一小时所有的工作人员都应到达活动现场,做zui后的检査。

  (5)善始善终。活动进行中,组织者特别是主持人要处处留心,随机应变,始终掌握活动的主动权,确保活动按计划顺利进行。在活动结束后,要及时整理会场,借用物品及时物归原处。同时,主要的活动负责人还应及时总结,使自己在今后的工作中进一步提高组织能力。

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2020-01-28

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